Chức Ký lục được lập vào thời Lê Thánh Tông trong cuộc chinh phạt xứ Bồn Man năm 1479.[2] Vua đặt chức Ký lục cho các văn thần làm trong công đường ở các doanh, ghi chép lại hành vi, đạo đức, siêng lười, dũng cảm của các vị tướng quân, để trình lên triều đình.

Thời Mạc, đặt vệ binh, mỗi vệ đặt một thư ký dùng hạng Ký lục xuất thân.

Thời chúa Sãi năm 1614, đặt ba ty là ty Xá sai, ty Tướng thần và ty Lệnh sử. Ty Xá sai coi việc văn án từ tụng, do Đô tri và Ký lục giữ. Ty Tướng thần, coi việc trưng thu tiền thóc, phát lương cho quân các đạo, do Cai bạ giữ. Ty Lệnh sử, coi việc tế tự, lễ tiết và chi cấp lương hướng cho quân đội chính quy, do Nha úy giữ.

Thời chúa Võ năm 1744, Ký Lục đổi làm bộ Lại, giữ việc quan tước, phong tước, ân ban thuyên chuyển, lựa chọn, xét công, bãi truất và thăng thưởng, bổ sung quan lại, cung cấp người cho các nha môn.

Thời Nguyễn Gia Long, Ký lục là quan ở công đường các quân doanh, cùng Cai bạ là phụ tá của quan Trấn thủ (Trấn thủ, Cai bạ, Ký lục) lãnh trách nhiệm trông coi mọi mặt hành chính tại một trấn, trật Chánh Tứ phẩm.

Năm Minh Mạng 8 Đinh Hợi 1827, đổi chức Cai bạ, Ký lục làm Hiệp trấn và Tham Hiệp trấn, trật Chánh tứ phẩm văn giai.

Năm Minh Mạng 12 Tân Mão 1831, đổi chức Hiệp trấn làm Bố Chính sứ phụ tá Tổng Đốc và đổi chức Tham Hiệp trấn làm Án Sát sứ phụ tá Tuần phủ.[3]